Tips voor het kiezen van de juiste verzekering voor bedrijfsfeesten

Bedrijfsfeesten zijn meer dan alleen een gezellige afsluiter van het jaar. Ze hebben impact op employer branding, interne cultuur en zelfs de continuïteit van een organisatie. Toch wordt het risico-element vaak onderschat, waardoor bedrijven pas nadenken over verzekeringen wanneer er al schade is ontstaan. Met de brede variatie aan locaties, activiteiten en externe leveranciers is het verstandig vooraf te bepalen welke risico’s je niet zelf wilt dragen. Een passende evenementenverzekering kan dan het verschil maken tussen een geslaagd feest en een onverwachte kostenpost. In dit artikel vertellen we daar meer over.

Waarom verzekeren bij bedrijfsfeesten essentieel is

Tijdens een bedrijfsfeest komen veel factoren samen die zorgen voor extra risico. Voorbeelden van zulke risico’s zijn tijdelijke installaties, catering, alcoholverstrekking of activiteiten zoals entertainment en workshops. De meeste schadegevallen bij evenementen ontstaan door materiële schade aan infrastructuur, technische storingen en letsel bij bezoekers. Door vooraf duidelijk te inventariseren welke elementen een rol spelen, krijgen bedrijven grip op de potentiële risico’s. Op die manier wordt het eenvoudiger om te bepalen of een algemene aansprakelijkheidsverzekering volstaat of dat een gerichte evenementenverzekering noodzakelijk is.

Ook speelt regelgeving een rol. De FOD Economie benadrukt dat organisatoren verantwoordelijk blijven voor de veiligheid van deelnemers, zelfs wanneer er externe leveranciers worden ingeschakeld. Dat betekent dat schade veroorzaakt door of bij partners zoals cateraars, decorbouwers of geluidstechnici uiteindelijk alsnog bij de organisator kan terechtkomen. Voor bedrijven die hun feest buiten de eigen kantooromgeving organiseren, wordt dit risico nog groter, omdat evenementenlocaties vaak strikte contractvoorwaarden hanteren. Een gespecialiseerde verzekering kan dan bescherming bieden waar traditionele bedrijfspolissen tekortschieten.

Het kiezen van een passende verzekering

Bij het selecteren van een verzekering voor bedrijfsfeesten is het belangrijk stil te staan bij de omvang, het type evenement en de activiteiten die worden aangeboden. Een feest met honderd medewerkers in een congrescentrum brengt andere risico’s met zich mee dan een informele bijeenkomst op een eigen bedrijfsterrein. Zoals blijkt uit richtlijnen van KMO-insurance en andere zakelijke verzekeringsspecialisten, is vooral de aanwezigheid van externe factoren zoals podia, audiovisuele apparatuur en tijdelijke constructies bepalend voor de polisvoorwaarden.

Daarnaast is het verstandig te letten op verzekeringen die dekking bieden bij annulering. Door stijgende kosten voor entertainment, logistiek en locatiehuur kan een onverwachte annulering, bijvoorbeeld door stormweer of ziekte van een hoofdact, aanzienlijke financiële schade veroorzaken. Bedrijven onderschatten vaak dat een evenementenverzekering niet alleen beschermt tegen schade tijdens het feest, maar ook vóór het evenement. Vooral bij feesten die vroegtijdig worden gepland en waar contracten lang op voorhand worden afgesloten, kan een annuleringsverzekering veel onzekerheid wegnemen.

Ook de samenwerking met leveranciers verdient aandacht. Vraag altijd na of partners, zoals cateringbedrijven of techniekleveranciers, zelf goed verzekerd zijn. Sommige verzekeraars adviseren om contractueel vast te leggen wie waarvoor aansprakelijk is, zodat er geen discussies ontstaan wanneer zich toch een schadegeval voordoet. Transparantie tussen alle betrokken partijen zorgt ervoor dat risico’s beter beheersbaar blijven en dat de verzekeringsdekking daadwerkelijk aansluit bij de realiteit van het evenement.

Vooraf goed advies inwinnen

Het kiezen van de juiste verzekering voor een bedrijfsfeest is geen standaardproces. Elk evenement is anders en vraagt om maatwerk. Professioneel advies inwinnen kan helpen om door de complexiteit van polisvoorwaarden heen te kijken. Volgens verzekeringsadviseurs zoals AG Insurance en makelaars zoals Callant is het verstandig om minstens enkele weken voor het evenement contact op te nemen met een specialist. Daarmee voorkom je dat bepaalde risico’s buiten de dekking vallen omdat ze te laat zijn aangemeld of verkeerd zijn ingeschat.

Een goede adviseur kan bovendien helpen bij het afstemmen van de evenementenverzekering op bestaande bedrijfsverzekeringen. Door overlap of hiaten in de dekking te voorkomen ontstaat een vollediger risicobeeld. Zo kunnen bedrijven met een gerust gevoel een feest organiseren dat veilig, verantwoord en financieel beheersbaar blijft.

Kort samengevat, een bedrijfsfeest is bedoeld om medewerkers samen te brengen, successen te vieren en de bedrijfscultuur te versterken. Toch brengt elk evenement risico’s met zich mee die financiële gevolgen kunnen hebben. Door een passende evenementenverzekering te kiezen en vooraf stil te staan bij de omvang, locatie, activiteiten en betrokken leveranciers, kunnen bedrijven veel onzekerheden wegnemen. Door tijdig advies in te winnen en helder af te bakenen welke risico’s je zelf wilt dragen, zorg je ervoor dat een bedrijfsfeest niet alleen feestelijk maar ook zorgvuldig georganiseerd is. Zo blijft de focus liggen op wat echt telt: een veilige en geslaagde ervaring voor iedereen.